Экономика должна быть экономной
Экономика должна быть экономной
С тех пор, когда объем жестких дисков перевалил за отметку в один гигабайт, как-то совершенно незаметно отступили на второй план некогда жутко важные заботы по максимально эффективному использованию дискового пространства. А вот когда я учился в институте, эта проблема стояла более чем остро. Хотя такое понятие, как винчестер, уже и не являлось редкостью, студенты все же продолжали пользоваться дискетами. Одна - системная, вторая - прикладная. И как обидно бывало, когда пробился с таким трудом на вечер за персоналку, намучался с набором-отладкой-форматированием, а в самый последний момент выясняется, что для сохранения результата не хватает каких-то сущих пустяков, всего пару килобайт. Вот когда бушевали страсти, достойные пера Шекспира.
Однако не стоит слишком уж обольщаться. Раньше, конечно, места было гораздо меньше, но и программы требовали под себя куда как поскромнее. Сейчас одни только окна занимают примерно две сотни мегабайт и даже не краснеют. Еще прибавьте "офис", это еще мег семьдесят. Плюс настройки, шрифты, апдейты, сервис паки. Вот полгига как не было. В общем, не сильно вдаваясь в детали, с уверенностью можно сказать, что нынче-то тоже далеко не у всех жизнь кажется медом. Только Боже вас упаси сразу же кидаться в панику или к архиваторам. Во-первых, если, тьфу-тьфу-тьфу, у вас "посыпится" винчестер, то нет практически никаких шансов восстановить информацию. Во-вторых, не мне вам объяснять о "высокой устойчивости операционной системы Windows 95 к сбоям", что также далеко не всегда позволяет безопасно пользоваться всякими уплотнителями. Ну, и в-третьих, лично мне не кажется удобным каждый раз перед использованием извлекать нужный файл из архива и запихивать его обратно после окончания работы с ним.
Про всякие другие программы не скажу, а вот Microsoft Word кой-какую помощь оказать может. Microsoft Word сам по себе достаточно сильно притормаживает, постоянно проводя переномерацию страниц, перепроверку орфографии, обновление иллюстраций и т.п. Так что над оптимизацией размера файла в любом случае есть смысл задумываться, если хочется сэкономить собственное время. Правда, если ваши текстовые документы отродясь не забирались далее простой одностраничной справки объемом в пять строчек, то дальнейший рассказ для вас совершенно бесполезен. А для всех остальных скажу, что размер файла, автоматически создаваемого редактором Microsoft Word, вовсе не является оптимальным. Кое-что в нем еще очень даже можно сократить без малейшей потери для конечного результата. Причем для этого вовсе не придется ничего "ломать" или программировать на труднопроизносимых машинных языках.
Одним из наиболее часто использующихся механизмов автоматизации работы в Microsoft Word является автоматическое быстрое сохранение активного в данный момент документа. С одной стороны, это, конечно, очень здорово. Солдат спит, а служба, она постоянно в пути. Даже если вредный сосед выкрутит пробки, автоматически сохраненная копия не позволит потерять результат своей работы. Признаться, я и сам частенько пользуюсь этим приемом. Но вот что плохо, использование автосохранения добавляет до десяти процентов к объему сохраняемого файла. Арифметика простая: на каждом мегабайте текста (что одним куском, что суммой фрагментов) перерасход составит до ста килобайт, что эквивалентно примерно сотне страниц стандартного заполнения. Если подобная роскошь для вас чрезмерна, то надо напомнить Microsoft Word, что режим быстрого сохранения в дальнейшем использовать не стоит. Для этого надо в меню "СЕРВИС" найти режим "ПАРАМЕТРЫ" и выбрать на открывшемся окне вкладку "СОХРАНЕНИЕ" . На ней - снять флажок в окошке возле надписи "РАЗРЕШИТЬ БЫСТРОЕ СОХРАНЕНИЕ". Правда, можно, для гарантии, включить "ВСЕГДА СОЗДАВАТЬ РЕЗЕРВНУЮ КОПИЮ". Эта копия создается только при полном сохранении файла и может служить своего рода страховым полисом на всякий пожарный случай.
Не так давно в одном из номеров "КГ" за этот год я писал про внедрение в документ применяемых шрифтов для повышения его устойчивости к переносу на другие компьютеры. Это также приводит к увеличению суммарного размера получаемого файла. Для уменьшения размера документа, в который требуется внедрить шрифты TrueType, установите флажок "Только используемые шрифты". В этом случае в документ внедряются только шрифты, действительно используемые в нем, причем если в документе использованы не более 32 символов шрифта (например, шрифт может встречаться только в одном-двух заголовках), то внедряются только эти символы (см.рис.1). Да и вообще, если файл в электронном виде не предполагается распространять или его электронный вид может быть изменен за счет использования другого типа или начертания шрифта, то шрифты можно вообще не внедрять. Размер экономии можно определить довольно просто. Откройте папку "ШРИФТ" из "ГЛАВНОЙ ПАНЕЛИ" и выделите значки тех шрифтов, которые применялись при оформлении тестируемого документа. Их суммарный объем и есть излишне занятое место. При том перерасход окажется тем больше, чем больше у вас файлов, в которые эти шрифты внедрены.
Самым толстым, с точки зрения объема, являются сложные документы, т.е. те, которые имеют внедренные объекты. Естественно, на то объекты и внедряли, чтобы постоянно отслеживать текущее состояние, например, той таблицы, где сведены итоговые цифры. Другое дело, если файл в дальнейшем будет передан куда-либо и уйдет с исходного компьютера, на котором он был создан. Во-первых, при открытии редактор Microsoft Word не найдет файла-источника и жутко выругается. А во-вторых, частенько в подобном случае вместо иллюстрации появляется сообщение об ошибке. Словом, далеко не всегда требуется сохранять постоянную связь с другим приложением.
Если такое вполне допустимо, то можно превратить внедренный объект в рисунок Microsoft Word. Подобное действие превращает интерактивный объект в простую иллюстрацию и не позволяет вернуть ей первоначальные свойства (т.е. с этого момента любое дальнейшее редактирование выльется в обычное рисование вместо активизации, например, оболочки электронных таблиц), но также и значительно уменьшает занимаемое этим объектом место. Если подобных объектов в документе много, то общая экономия может достигать до тридцати-сорока процентов. Для этого требуется выделить тот объект, который предполагается преобразовать, и нажать комбинацию клавиш CTRL+ +SHIFT+F9. После этой нехитрой операции объект будет заменен обычной картинкой, внешне совершенно не отличающейся от оригинала.
Если же без автоматизации ну никак нельзя, но свободного места маловато, то можно попробовать использовать другой простой прием, реализованный редактором Microsoft Word. Вместо внедренного объекта, в документ можно включить связанный объект. Связанные объекты обеспечивают автоматическое обновление данных в документе Microsoft Word при изменении исходного файла. Связанные данные хранятся в исходном файле. В документе Microsoft Word содержатся только сведения о положении исходного файла и изображается текущая версия связанных данных. Это заметно экономичнее и удобнее, во всяком случае с моей точки зрения.
Тут, правда, действовать надо обстоятельно и не торопясь. Сначала нужно выбрать место, в котором предполагается разместить графику. Затем, из меню "ВСТАВКА" следует выбрать команду "РИСУНОК", и там - список "КАРТИНКИ" . Это вызовет встроенный мастер просмотра встроенной коллекции стилизованных рисунков на все случаи жизни. Обмолвлюсь сразу, для экономии дискового пространства многие системные администраторы и всякие прочие "народные мастера" этот модуль предпочитают из стандартного пакета фирмы Microsoft Office не инсталлировать. Относиться к этому каждый волен по-своему, но если при выполнении описываемых манипуляций Microsoft Word ругнется и попросит что-то там доустановить, мой вам совет - не нервничайте и поищите дистрибутив. Библиотеку просто не поставили. Это несложно исправить. Только об этом в другой раз. А пока предположим, что библиотеку рисунков вам установили и все, что от вас требуется, это выбрать из нее что-нибудь подходящее для вашего конкретного случая. Между прочим, сейчас практически любой продавец компьютерных компакт-дисков может предложить огромное количество всяких дополнительных библиотек таких картинок как общего характера, так и узкоспециализированных под отдельную тему. Установите флажок "Связь с файлом" и снимите флажок "Хранить в документе". И все "ОК".
В документе появляется выбранный рисунок, который нельзя редактировать на месте. Рисунок будет печататься вместе с документом. Однако рисунок пропадает и не печатается при разрыве связи, например, при копировании документа на дискету.
Получив откуда-нибудь файл Microsoft Word большого размера, имеет смысл проверить, а не хранит ли он в себе нескольких версий самого себя. Во-первых, далеко не один я пытаюсь читать всякие там сопроводительные руководства и пробовать применять указанные рекомендации. А во-вторых, тот, кто этот файл вам передал, мог и не быть его автором. Стало быть, проверить не помешает. Особенно, если известно, что полученный файл есть плод коллективного труда.
Чтобы проверить, не содержит ли документ других версий, выберите команду "Версии" в меню "Файл" . Если существуют другие версии документа, их можно удалить, уменьшив тем самым размер файла.
Вот такие вот пироги. На маленьких, до пяти-шести страниц, текстовых документах все перечисленные приемы почти не сказываются. "Вордовский" формат текста, может, и не слишком удобен, но и не так уж и расточителен. Если сравнить размер файла в формате текста MS DOS и его же в Microsoft Word, то разница оказывается весьма и весьма незначительной. Этот злополучный объем начинает расти тогда, когда авторы документов начинают применять встроенные средства автоматизации представления или иллюстрирования информации. Можно, конечно, всячески избегать пользоваться всеми этими "излишними украшательствами", вот только тогда не совсем понятно, а зачем вообще компьютером пользоваться, если есть такие хорошие и удобные пишущие машинки? А для всех остальных, которые считают, что прогресс идет в общем-то на благо, просто имеет смысл поподробнее ознакомиться с техническими возможностями используемого программного обеспечения и планировать использование каждого конкретного инструмента. Особенно, если ваш винчестер ничего, кроме текстов Microsoft Word, не содержит.
Александр Запольскис
Е-mail: leshy@nestor.minsk.by - титульная страница
С тех пор, когда объем жестких дисков перевалил за отметку в один гигабайт, как-то совершенно незаметно отступили на второй план некогда жутко важные заботы по максимально эффективному использованию дискового пространства. А вот когда я учился в институте, эта проблема стояла более чем остро. Хотя такое понятие, как винчестер, уже и не являлось редкостью, студенты все же продолжали пользоваться дискетами. Одна - системная, вторая - прикладная. И как обидно бывало, когда пробился с таким трудом на вечер за персоналку, намучался с набором-отладкой-форматированием, а в самый последний момент выясняется, что для сохранения результата не хватает каких-то сущих пустяков, всего пару килобайт. Вот когда бушевали страсти, достойные пера Шекспира.
Однако не стоит слишком уж обольщаться. Раньше, конечно, места было гораздо меньше, но и программы требовали под себя куда как поскромнее. Сейчас одни только окна занимают примерно две сотни мегабайт и даже не краснеют. Еще прибавьте "офис", это еще мег семьдесят. Плюс настройки, шрифты, апдейты, сервис паки. Вот полгига как не было. В общем, не сильно вдаваясь в детали, с уверенностью можно сказать, что нынче-то тоже далеко не у всех жизнь кажется медом. Только Боже вас упаси сразу же кидаться в панику или к архиваторам. Во-первых, если, тьфу-тьфу-тьфу, у вас "посыпится" винчестер, то нет практически никаких шансов восстановить информацию. Во-вторых, не мне вам объяснять о "высокой устойчивости операционной системы Windows 95 к сбоям", что также далеко не всегда позволяет безопасно пользоваться всякими уплотнителями. Ну, и в-третьих, лично мне не кажется удобным каждый раз перед использованием извлекать нужный файл из архива и запихивать его обратно после окончания работы с ним.
Про всякие другие программы не скажу, а вот Microsoft Word кой-какую помощь оказать может. Microsoft Word сам по себе достаточно сильно притормаживает, постоянно проводя переномерацию страниц, перепроверку орфографии, обновление иллюстраций и т.п. Так что над оптимизацией размера файла в любом случае есть смысл задумываться, если хочется сэкономить собственное время. Правда, если ваши текстовые документы отродясь не забирались далее простой одностраничной справки объемом в пять строчек, то дальнейший рассказ для вас совершенно бесполезен. А для всех остальных скажу, что размер файла, автоматически создаваемого редактором Microsoft Word, вовсе не является оптимальным. Кое-что в нем еще очень даже можно сократить без малейшей потери для конечного результата. Причем для этого вовсе не придется ничего "ломать" или программировать на труднопроизносимых машинных языках.
Одним из наиболее часто использующихся механизмов автоматизации работы в Microsoft Word является автоматическое быстрое сохранение активного в данный момент документа. С одной стороны, это, конечно, очень здорово. Солдат спит, а служба, она постоянно в пути. Даже если вредный сосед выкрутит пробки, автоматически сохраненная копия не позволит потерять результат своей работы. Признаться, я и сам частенько пользуюсь этим приемом. Но вот что плохо, использование автосохранения добавляет до десяти процентов к объему сохраняемого файла. Арифметика простая: на каждом мегабайте текста (что одним куском, что суммой фрагментов) перерасход составит до ста килобайт, что эквивалентно примерно сотне страниц стандартного заполнения. Если подобная роскошь для вас чрезмерна, то надо напомнить Microsoft Word, что режим быстрого сохранения в дальнейшем использовать не стоит. Для этого надо в меню "СЕРВИС" найти режим "ПАРАМЕТРЫ" и выбрать на открывшемся окне вкладку "СОХРАНЕНИЕ" . На ней - снять флажок в окошке возле надписи "РАЗРЕШИТЬ БЫСТРОЕ СОХРАНЕНИЕ". Правда, можно, для гарантии, включить "ВСЕГДА СОЗДАВАТЬ РЕЗЕРВНУЮ КОПИЮ". Эта копия создается только при полном сохранении файла и может служить своего рода страховым полисом на всякий пожарный случай.
Не так давно в одном из номеров "КГ" за этот год я писал про внедрение в документ применяемых шрифтов для повышения его устойчивости к переносу на другие компьютеры. Это также приводит к увеличению суммарного размера получаемого файла. Для уменьшения размера документа, в который требуется внедрить шрифты TrueType, установите флажок "Только используемые шрифты". В этом случае в документ внедряются только шрифты, действительно используемые в нем, причем если в документе использованы не более 32 символов шрифта (например, шрифт может встречаться только в одном-двух заголовках), то внедряются только эти символы (см.рис.1). Да и вообще, если файл в электронном виде не предполагается распространять или его электронный вид может быть изменен за счет использования другого типа или начертания шрифта, то шрифты можно вообще не внедрять. Размер экономии можно определить довольно просто. Откройте папку "ШРИФТ" из "ГЛАВНОЙ ПАНЕЛИ" и выделите значки тех шрифтов, которые применялись при оформлении тестируемого документа. Их суммарный объем и есть излишне занятое место. При том перерасход окажется тем больше, чем больше у вас файлов, в которые эти шрифты внедрены.
Самым толстым, с точки зрения объема, являются сложные документы, т.е. те, которые имеют внедренные объекты. Естественно, на то объекты и внедряли, чтобы постоянно отслеживать текущее состояние, например, той таблицы, где сведены итоговые цифры. Другое дело, если файл в дальнейшем будет передан куда-либо и уйдет с исходного компьютера, на котором он был создан. Во-первых, при открытии редактор Microsoft Word не найдет файла-источника и жутко выругается. А во-вторых, частенько в подобном случае вместо иллюстрации появляется сообщение об ошибке. Словом, далеко не всегда требуется сохранять постоянную связь с другим приложением.
Если такое вполне допустимо, то можно превратить внедренный объект в рисунок Microsoft Word. Подобное действие превращает интерактивный объект в простую иллюстрацию и не позволяет вернуть ей первоначальные свойства (т.е. с этого момента любое дальнейшее редактирование выльется в обычное рисование вместо активизации, например, оболочки электронных таблиц), но также и значительно уменьшает занимаемое этим объектом место. Если подобных объектов в документе много, то общая экономия может достигать до тридцати-сорока процентов. Для этого требуется выделить тот объект, который предполагается преобразовать, и нажать комбинацию клавиш CTRL+ +SHIFT+F9. После этой нехитрой операции объект будет заменен обычной картинкой, внешне совершенно не отличающейся от оригинала.
Если же без автоматизации ну никак нельзя, но свободного места маловато, то можно попробовать использовать другой простой прием, реализованный редактором Microsoft Word. Вместо внедренного объекта, в документ можно включить связанный объект. Связанные объекты обеспечивают автоматическое обновление данных в документе Microsoft Word при изменении исходного файла. Связанные данные хранятся в исходном файле. В документе Microsoft Word содержатся только сведения о положении исходного файла и изображается текущая версия связанных данных. Это заметно экономичнее и удобнее, во всяком случае с моей точки зрения.
Тут, правда, действовать надо обстоятельно и не торопясь. Сначала нужно выбрать место, в котором предполагается разместить графику. Затем, из меню "ВСТАВКА" следует выбрать команду "РИСУНОК", и там - список "КАРТИНКИ" . Это вызовет встроенный мастер просмотра встроенной коллекции стилизованных рисунков на все случаи жизни. Обмолвлюсь сразу, для экономии дискового пространства многие системные администраторы и всякие прочие "народные мастера" этот модуль предпочитают из стандартного пакета фирмы Microsoft Office не инсталлировать. Относиться к этому каждый волен по-своему, но если при выполнении описываемых манипуляций Microsoft Word ругнется и попросит что-то там доустановить, мой вам совет - не нервничайте и поищите дистрибутив. Библиотеку просто не поставили. Это несложно исправить. Только об этом в другой раз. А пока предположим, что библиотеку рисунков вам установили и все, что от вас требуется, это выбрать из нее что-нибудь подходящее для вашего конкретного случая. Между прочим, сейчас практически любой продавец компьютерных компакт-дисков может предложить огромное количество всяких дополнительных библиотек таких картинок как общего характера, так и узкоспециализированных под отдельную тему. Установите флажок "Связь с файлом" и снимите флажок "Хранить в документе". И все "ОК".
В документе появляется выбранный рисунок, который нельзя редактировать на месте. Рисунок будет печататься вместе с документом. Однако рисунок пропадает и не печатается при разрыве связи, например, при копировании документа на дискету.
Получив откуда-нибудь файл Microsoft Word большого размера, имеет смысл проверить, а не хранит ли он в себе нескольких версий самого себя. Во-первых, далеко не один я пытаюсь читать всякие там сопроводительные руководства и пробовать применять указанные рекомендации. А во-вторых, тот, кто этот файл вам передал, мог и не быть его автором. Стало быть, проверить не помешает. Особенно, если известно, что полученный файл есть плод коллективного труда.
Чтобы проверить, не содержит ли документ других версий, выберите команду "Версии" в меню "Файл" . Если существуют другие версии документа, их можно удалить, уменьшив тем самым размер файла.
Вот такие вот пироги. На маленьких, до пяти-шести страниц, текстовых документах все перечисленные приемы почти не сказываются. "Вордовский" формат текста, может, и не слишком удобен, но и не так уж и расточителен. Если сравнить размер файла в формате текста MS DOS и его же в Microsoft Word, то разница оказывается весьма и весьма незначительной. Этот злополучный объем начинает расти тогда, когда авторы документов начинают применять встроенные средства автоматизации представления или иллюстрирования информации. Можно, конечно, всячески избегать пользоваться всеми этими "излишними украшательствами", вот только тогда не совсем понятно, а зачем вообще компьютером пользоваться, если есть такие хорошие и удобные пишущие машинки? А для всех остальных, которые считают, что прогресс идет в общем-то на благо, просто имеет смысл поподробнее ознакомиться с техническими возможностями используемого программного обеспечения и планировать использование каждого конкретного инструмента. Особенно, если ваш винчестер ничего, кроме текстов Microsoft Word, не содержит.
Александр Запольскис
Е-mail: leshy@nestor.minsk.by - титульная страница
Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 14 за 1998 год в рубрике soft :: субд
