Усовершенствованный интерьер нового офиса

Работа малого, среднего или большого предприятия немыслима без решения таких стандартных задач, как создание, редактирование и печать документов, электронных таблиц, баз данных и т.д. Короче говоря, обеспечить нормальную работу офиса невозможно без обработки информации.

Хочу сразу сказать, что речь пойдет о Microsoft Office 97 - самом популярном программном пакете офисных приложений, кстати, занимающем рекордную позицию по уровню продаж (около 8 млн. лицензий за три месяца) среди программ для офиса.

Ну, во-первых, в нем появилось много нового, красивого и полезного. На этот раз разработчики из Microsoft создали приложения, тесно взаимодействующие с Интернет и поддерживающие новейшие Web-технологии. И если вам не хочется изучать формат HTML, любая компонента MS Office 97 позволит сохранить документ в этом формате, не говоря уже о возможности создавать гипертекстовые ссылки для удобства перемещения от документа к документу (кстати, документ может находиться на вашем жестком диске, во внутренней корпоративной сети или в Интернет). А если вы не подключены к Интернет, пользуясь гипертекстовыми ссылками и Internet Assistants, можно создать великолепные мультимедийные страницы и устроить маленькую Интернет в собственной локальной сети.

Не обошелся новый продукт без выпуска для него новой мышки - Microsoft IntelliMouse. Эта мышь вместо средней кнопки имеет колесико, которое, помимо поддержки функций третьей кнопки, обеспечивает в Microsoft Office 97 ряд дополнительных функций, таких как перемещение по документу при просмотре и изменение масштаба отображения документа.

Если вы думаете, что на изучение всех новых возможностей пакета уйдет много времени или же вам придется выплатить большую сумму за пользование телефоном, чтобы узнать, как выполнить ту или иную операцию, то вы заблуждаетесь. Чтобы обеспечить пользователя Microsoft Office 97 простой и удобной системой помощи, в новую версию включен уникальный элемент - Office Assistant.

Office Assistant - это своеобразный "гуру", который встроен во все приложения Microsoft Office 97. Он поможет быстро найти ответы на большинство вопросов, покажет в случае необходимости, как выполняется та или иная операция, и даже предложит помощь в организации более эффективной работы.

Пользователям Microsoft Office предыдущих версий наверняка знаком такой набор инструментов, как Microsoft WordArt в редакторе Word. В Microsoft Office 97 он основательно изменен и дополнен. И самое главное, что теперь он доступен во всех приложениях.

Вместо Schedule+ в состав Microsoft Office 97 вошел новый диспетчер информации Microsoft Outlook, обеспечивающий эффективную организацию работы. Outlook хранит сообщения электронной почты, информацию о контактах, адреса, телефоны, сведения о встречах, задачи и документы в одном месте и позволяет устанавливать связи между различными объектами. Например, назначая совещание, на котором будут присутствовать несколько сотрудников, стоит не только привести список участников, но и автоматически разослать приглашения на встречу по электронной почте или факсу, а кроме того, здесь же поместить ссылку на документ, содержащий, к примеру, план встречи и перечень обсуждаемых вопросов. Все это поможет быстро сделать Microsoft Outlook.

Outlook-календарь в нужный момент автоматически напомнит о встречах. Outlook-журнал зарегистрирует ваши действия, фиксируя время. Информация о контактах и адресах доступна всем приложениям Office 97 благодаря "Записной книжке". Короче говоря, Outlook - вещь хорошая, но чтобы привыкнуть к ней, необходимо время.

Теперь немного о новых стандартных приложениях, а именно Word, Excel, Access и PowerPoint.

Новые свойства технологии Intelli-Sense существенно упрощают повседневную работу. Например, Microsoft Word 97 не только проверяет в фоновом режиме орфографию, но и грамматику. Вам достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на подчеркнутом слове и в контекстном меню выбрать варианты исправления ошибки.

Теперь действительно стало легче создавать таблицы; признаюсь, что до появления Microsoft Word 97 я старался избегать применения этой функции. Сначала растяните рамку, указав таким образом границы таблицы. Затем при помощи карандаша и ластика где угодно, я подчеркиваю - где угодно, рисуйте и стирайте границы ячеек таблицы.

Microsoft Excel 97 имеет встроенную функцию многоступенчатой отмены последних 16 операций. Появилась возможность слияния двух ячеек в одну. Также приятным дополнением к новым функциям Microsoft Excel 97 стало усовершенствованное форматирование ячеек и текста. Например, текст в ячейке можно располагать под любым наклоном, а обрамление задавать не только по границам ячейки, но и по диагонали, из одного угла в другой.

Мастер диаграмм стал значительно вежливее и предлагает новые их разновидности. Теперь пользователь может строить диаграммы в виде цилиндрических столбиков, конусов, пирамид, пузырей. В режиме создания новой диаграммы доступен предварительный просмотр реального результата.

Инструмент подготовки и проведения презентаций Microsoft PowerPoint 97 позволяет четко структурировать, хорошо иллюстрировать и профессионально представлять ваши идеи. В любом случае, планируете ли вы неформальную встречу, официальную презентацию или просто хотите донести информацию до многих людей, используя Интернет, удобнее всего сделать это с помощью Microsoft PowerPoint.

Специальный мастер автосодержания помогает быстро создавать качественные профессионально оформленные презентации. Он задает вопросы о времени выступления, о чем будет идти речь, какое предпочтительно оформление и т.д. В результате почти готова презентация, в которую достаточно добавить конкретный текст. Этот мастер включает около 30 новых шаблонов, позволяющих создавать самые различные презентации, например отчет о результатах финансового периода, презентацию маркетингового плана и многое другое.

Slide finder (искатель слайдов) - прекрасное средство для эффективной работы со слайдами из разных презентаций. Оно позволяет легко использовать слайды из нескольких презентаций для составления новой. Такой инструмент делает возможной эффективную групповую работу над одной общей презентацией.

Новое средство Microsoft PowerPoint 97 - Custom Shows (настраиваемый показ) позволяет создавать множество версий одной и той же презентации в одном файле. Это экономит место на диске и упрощает работу с уже готовыми слайдами. Когда приходит время презентации, достаточно просто выбрать нужную версию.

Благодаря новой архитектуре формата файла пользователь может начинать работу над презентацией сразу после ее открытия и сохранять файлы практически мгновенно. Встроенный механизм воспроизведения обеспечивает его немедленное начало без задержек. И наконец, размер презентации, сохраненной в формате Microsoft PowerPoint 97, в среднем в несколько раз меньше той же презентации, сохраненной в формате более ранней версии.

Ну и, наконец, Microsoft Access 97. Новый мастер создания баз данных поможет быстро начать работу с Microsoft Access как новичку, так и профессионалу. Можно выбрать из библиотеки, состоящей более чем из 20 различных типов данных, тот, который больше всего подходит для решения конкретной задачи.

Если у пользователя уже есть данные, хранящиеся в каком-то формате, отличном от формата Microsoft Access, он может воспользоваться специальным мастером выполнения операций импорта/экспорта. Новый инструмент помогает гибко управлять процессом импорта и экспорта текста или данных из электронных таблиц, а также экспорта данных Microsoft Access в текстовые файлы. Он имеет функцию предварительного просмотра преобразованных данных для упрощения контроля процесса преобразования.

Мастер анализа таблиц позволяет быстро создать из большой "плоской" таблицы данных реляционную базу данных с несколькими таблицами и взаимосвязями между ними. Он проанализирует существующую таблицу и предложит оптимальный способ ее преобразования в базу данных.

При необходимости произвести выборку данных из одной или нескольких таблиц можно воспользоваться мастером создания запросов. Возможность оперировать несколькими таблицами, связывая отдельные поля произвольным образом, помогает создавать гибкие разветвленные структуры данных, удобные в управлении и эффективные в использовании. Кроме того, мастер позволяет группировать данные и вычислять итоговые значения. Например, можно выполнить подсчет заказов, сгруппированных по датам размещения.

Специальный мастер разделяет базу данных на два файла, в первый из которых помещаются собственно таблицы с данными, а во второй - запросы, формы, макросы и модули. Это решает проблему организации процесса обработки одного массива данных несколькими пользователями. При этом работающие в сети могут использовать общий источник данных, но изменить для себя формы, отчеты и другие объекты, применяемые для обработки данных на конкретном рабочем месте.

Короче говоря, несмотря на большой объем (за 100 Мбайт) Microsoft Office 97 можно оценить по пятибальной шкале на отлично. Не подумайте, что в этой статье освещены все новые функции приложений - я сам их еще не все откопал.

Алексей Предит. ООО "НЕФ"


Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 30 за 1997 год в рубрике soft :: текст

©1997-2022 Компьютерная газета