Текст набрать — не поле перейти

Еще в прошлом году я писал о том, что можно делать полезного с помощью персонального компьютера. Предполагаемого диалога с читателями не получилось, поэтому продолжу наш "разговор" в форме монолога. Сегодня я хочу рассказать вам, как на компьютере грамотно работать с текстом.

Стремление человека переложить часть "бумажной" работы на компьютер привело нас к достаточно парадоксальной ситуации. Несмотря на наличие всякого рода интегрированных пакетов для ведения делопроизводства и прочих "виртуальных офисов", на предприятиях и в организациях часто дело не идет дальше Word'a (это в лучшем случае). Я не говорю, что это так уж плохо, но ведь даже в том же Word'e надо уметь грамотно работать. Бог с ними, с этими всякими системами документооборота, они ведь сами ничего не делают. Секретарю достаточно навести порядок на своем компьютере, разложить файлы документов по отдельным каталогам (договоры - отдельно, письма - отдельно, кулинарные рецепты - подальше от глаз начальства и так далее) и четко понимать, что надо делать, как и, самое главное, что будет после того, как ткнуть мышкой вот сюда.

А то иногда сталкиваешься с такой ситуацией: ты нам напиши на бумажке, какие клавиши нажимать, чтобы вот этот отчет прочитать, отредактировать и сохранить. А дальше, выходит, гори все синим пламенем. Другой отчет - другая бумажка. Нет, так не пойдет. Надо потихоньку, как говорится, от и до, во всем разобраться и потом работать спокойно.

Начну издалека. Убедительная просьба, если вам все это не интересно, найдите знакомого секретаря или другого работника и покажите ему эту статью. Буду очень рад, если кому-нибудь помогу восполнить пробелы в компьютерном образовании. Ведь ничего сложного во всем этом нет, но зачастую многие вещи понимаются неправильно. Отсюда и досадные ошибки, и потерянное время.

Так вот. Компьютер предназначен для обработки разного рода информации. Хранит и обрабатывает он ее в цифровом виде. Значит, текст, или набор символов, - набор некоторых числовых кодов. Есть так называемая таблица символов, в которой присутствует 256 различных кодов (от 0 до 255), или, следовательно, 256 различных символов. Часть кодов в этой таблице отведена под латинские ("английские") буквы, точки, запятые и прочие символы, которые можно набирать на клавиатуре. Часть таблицы отдана под символы русского алфавита, которые тоже можно набирать на клавиатуре, но при наличии специальной программы - русификатора.

Но есть еще другие символы, которые так просто, с клавиатуры, в текст не вставишь. Во-первых, это так называемые символы псевдографики - всякие там черточки, уголочки, из которых рамки на экране рисуются. Обратите внимание на те голубые панельки, которые появляются после загрузки вашего компьютера. Это Norton Commander или схожая с ним программа-оболочка. Так вот, все, что вы видите на экране, составлено из символов, а там же не только буквы и цифры, правда? Символам псевдографики на клавиатуре места не хватает, хотя некоторые русификаторы имеют дополнительный режим, в котором можно набирать эти символы, нажимая на клавиши с буквами. И если вам нужен отчет в форме таблички, а вы набираете текст в каком-нибудь DOS'овском редакторе, то ее можно очень даже аккуратно нарисовать этими символами.

Кроме того, существует еще один способ. Используя клавишу [Alt] и цифровую ("боковую", ту, что справа) клавиатуру, которая так нравится бухгалтерам (наверное, калькулятор им напоминает), можно ввести любой из 256 символов. Нажимаем и держим [Alt], набираем на цифровой клавиатуре код и отпускаем [Alt]. На экране появляется символ. Например, набрав [Alt]+[121], получаем маленькую русскую букву "у", причем независимо от того, в "русском" режиме мы находимся или нет (но программа-русификатор должна быть запущена, иначе на экране появится козявка). Не каждый редактор такой фокус позволяет, лучше пользоваться MultiEdit'ом или "Фотоном". Зато в командной строке DOS это всегда работает.

Во-вторых, есть такие символы, которые являются управляющими для принтера. Это значит, что при печати текста принтер эти символы не печатает, а лишь производит какие-то действия в зависимости от кода этих символов. Для принтеров типа Epson (то есть таких, которые поддерживают определенную систему команд) символ с кодом 15 включает режим печати мелким шрифтом (так называемый Condensed), а символ с кодом 18 выключает его. И вам не надо жать на кнопки принтера, чтобы напечатать помельче какой-нибудь многоколоночный отчет, не влезающий по ширине на бумагу.

Есть целый набор таких команд-символов, и если вам это понадобится, то можете спросить у местного специалиста. Он, услышав, что вы что-то знаете про такие вещи, будет рад вам помочь. Конечно, может быть, я слишком подробно обо всем этом рассказываю, но зато теперь вы не будете пугаться всяких непонятных "звездочек и стрелочек", которые записаны в начале какого-то отчета, формируемого компьютером. В нашем деле принцип "меньше знаешь - крепче спишь" приобретает прямо противоположный смысл.

Кстати, о редакторах. Как показывает практика, обычно используются два вида редакторов - просто редактор (имеется в виду какой-нибудь "Фотон" или в лучшем случае MultiEdit) и его превосходительство Microsoft Word for Windows. Бывает и нечто среднее - "Слово и Дело", "Лексикон", а то и обычный редактор из Norton'a (вызывается по [F4]). Давайте условно разделим редакторы текста на редакторы и Word, тем более что это деление - не самый плохой вариант Я сам всякими "лексиконами" не пользуюсь, поэтому и писать о них не буду. А если уж очень нравится тот же "Лексикон", то он же полностью "русский", с подробной документацией, можно разобраться при желании. Основные принципы работы с текстом везде одинаковы, а той гибкости и удобства в оформлении текста, как в Word'e, никакой "Лексикон" вам не даст. И потом, если вы дадите кому-нибудь ваш текст, набранный в каком-то экзотическом редакторе и сохраненный в не менее экзотическом формате, то спасибо вам вряд ли скажут. Зато Word - он и в Африке Word.

Ну что же, для начала разберемся с обычными текстовыми редакторами. Они работают с текстом, хранящимся в текстовых файлах. В этих файлах друг за дружкой расположены те самые коды, которые при просмотре в Norton'e или после загрузки в редактор мы видим в образе символов. Кроме собственно текста в этих файлах нет почти ничего. Почему почти? Дело в том, что редактору нужно знать, где кончается одна строка текста и начинается следующая. Когда вы набираете текст и для перехода на следующую строку нажимаете [Enter], редактор вставляет два специальных символа с кодами 13 и 10. При редактировании эта "парочка" на экране не видна, хотя вы можете увидеть, как они выглядят, набрав [Alt]+[13] и [Alt]+[10] с помощью малой цифровой клавиатуры.

Если поставить курсор в конец какой-нибудь строки и нажать [Delete], то эта и следующая строки сольются в одну. Выходит, что редактор с этой парой символов работает как с одним символом? Да, это сделано, скорее всего, для удобства пользователя (ведь многие не догадываются, что есть какие-то там невидимые символы). Но конец строки - это два символа, в этом легко убедиться лично. Наберите в любом редакторе три символа, добавьте конец строки, нажав [Enter], и сохраните текст. Потом, выйдя из редактора, посмотрите в Norton'e размер вашего текстового файла. Должно получиться пять байт, то есть три символа (каждый символ занимает 1 байт) плюс "парочка" под кодовым названием "конец строки".

Можно упомянуть еще один "символ-невидимку" - символ табуляции с кодом 9, который вставляется в текст клавишей [Tab] и сдвигает всю строку на некоторое число позиций (обычно на восемь) вправо. В некоторых редакторах есть возможность вместо этого символа вставить восемь пробелов. Пробел, кстати, тоже такой символ, который на экране выглядит как пустое "знакоместо". Поэтому иногда получается, что реальная длина строки с учетом "хвостовых" пробелов больше, чем кажется. Таких "хвостов" лучше не оставлять.

Итак, обычные редакторы позволяют набирать текст и записывать его в наиболее простом формате. Хотя при желании можно сделать красные строки, добавив пробелов, или, вставляя переносы, выровнять правый край текста. Редакторы типа MultiEdit'a или "Фотона" могут, помимо прочих наворотов, помочь сформатировать текст, то есть выровнять (или, как говорят полиграфисты, "выключить") его. При этом они просто вставляют между словами еще несколько пробелов, стараясь, насколько это возможно, выдержать одинаковыми интервалы между словами. Редактор ориентируется на правую границу текста, которую можно задать. Наличие этой границы также помогает набирать текст: если набираемое слово не помещается целиком на этой строке, оно переносится на следующую, и вам не надо при наборе следить за текстом и вовремя нажимать [Enter]. А конец строки редактор "обозначит" сам.

Мы незаметно подошли к самой интересной части нашего повествования. Ну, текст набрать - штука не сложная, надо только немного потренироваться "давить на пимпы". Всякие "тренажеры клавиатуры" (есть такие программы), по-моему, мало чем помогут, самый простой способ научиться быстро набирать текст - это набирать, набирать и набирать. А вот как придать тексту приличный вид, красиво его напечатать, чтобы сделанный договор или другой документ приятно было в руки взять? Как сделать текст легко читаемым, понятным, как выделить в нем главное? Давайте немного разберемся с некоторыми полиграфическими терминами, приемами оформления текста, знание которых, несмотря на их специфичность, помогает грамотно работать с текстом на компьютере. Тем более что с появлением персоналок в редакциях и типографиях эти термины становятся все больше компьютерными, чем чисто типографскими.

Но для начала надо понять, чем отличается обыкновенный редактор от Word'a. Во-первых, большинство редакторов работает в среде DOS в текстовом режиме, при этом экран вашего компьютера разделен на 25 строк по 80 символов в каждой. Размеры каждого знакоместа (то есть маленькой прямоугольной области, внутрь которой вписывается символ) строго фиксированы, как правило это 8 х 16 точек. Поэтому промежутки между словами всегда равны некоторому количеству пробелов, и все буквы одинаковой ширины, и расстояние между строками текста строго фиксировано. А ведь на самом деле буква "м" на письме должна выглядеть немного шире буквы "н". Word функционирует в среде Windows, то есть в системе, которая работает в графическом режиме. Тут изображение на экране строится из точек, из них же и текст состоит. Это дает возможность произвольно располагать текст, выравнивать его правый край за счет плавного изменения межсловных интервалов.

Широко используемые в Windows шрифты можно условно разделить на растровые и векторные (масштабируемые). Что такое шрифт, я думаю, каждый понимает по-своему, поэтому не буду приводить здесь никаких формулировок. Компьютерные шрифты - это, вообще говоря, файлы определенного формата, в которых в том или ином виде записано, как должны выглядеть символы шрифта на экране (или на принтере). Шрифты, установленные в системе Windows, имеют имена (часто эти названия шрифтов называют гарнитурами). Текст, набранный различными шрифтами, выглядит по-разному, однако иногда эта разница видна только опытному полиграфисту. В большинстве случаев можно условно считать, что есть три основных класса шрифтов: шрифты без засечек (типа TextBook), шрифты с засечками (типа MS Serif) и все остальные (разные там причудливые, готические и прочие шрифты).

Можно посмотреть, какие шрифты установлены на вашем компьютере. Для этого нужно заглянуть в окошко "Control Panel" в группе "Main". Там есть иконка "Fonts". Дальше сами разберетесь, тем более если вы в 95-ке работаете. Самому всегда интереснее ковыряться, по себе знаю.

Так вот. Есть растровые, или, по-другому, экранные, шрифты. Их не надо применять для набора текста, этими шрифтами пользуются сама Windows и программы (да тот же Word) для вывода пунктов меню, сообщений и так далее. А вот шрифты, после имени которых написано TrueType, - векторные. В чем различие между этими двумя типами шрифтов? Если коротко, то вот в чем.

Есть такое понятие, как кегль, или, другими словами, размер символов текста. Он измеряется в пунктах. Кегль 12 пунктов соответствует размеру символов, даваемых обычной печатной машинкой (1 пункт примерно равен 0.35 мм). Так вот, шрифты TrueType устроены так, что для них можно задать практически любой кегль, в то время как для экранных шрифтов это лишь несколько фиксированных значений. Word предлагает шрифты TrueType (в его списке они помечены таким красивым значком с двумя буковками "Т"), и именно их надо использовать в тексте. Это удобно, общепринято, да и при распечатке на хорошем (струйном или лазерном) принтере эти шрифты выглядят отлично.

Кстати, пара маленьких советов. Не используйте в одном документе слишком много различных гарнитур (пардон, шрифтов) и начертаний (имеется в виду жирный, курсивный или подчеркнутый текст). Легче всего читаются шрифты без засечек, размером 10-14 пунктов. Старайтесь, чтобы ваши документы выглядели красиво и различные типовые договоры отличались в основном содержанием, имея некий общий стиль оформления. Для облегчения жизни пользователя Word предоставляет множество возможностей. Но поскольку эта статья не руководство по Word'y, то кое-что я упомяну, а об остальном при желании можно узнать или из всяких умных книжек, или листая подшивку "Компьютерной газеты". Тем более что я себя не считаю крупным специалистом по Word'y и думаю, что наряду со многими прелестями недостатки у него тоже есть. И иногда трудно сказать, чего больше. Ну да ладно, это я так, к слову.

Надо помнить, что работа с текстом в Word'e несколько отличается от работы с простым текстовым редактором. Начнем с того, что в Word'e при создании нового документа можно задать размеры полей страницы. И при наборе текста [Enter] надо нажимать только тогда, когда хотите начать новый абзац. Строки одного абзаца (при достижении правой границы страницы) Word разделяет сам (подобно MultiEdit'y), однако он не вставляет пару символов "конец строки". Ему это не нужно. Формат файлов Word'a намного сложнее. Там, помимо набираемого вами текста, хранится информация о параметрах страницы, о том, каким шрифтом набран текст и как оформлен. В Word'e можно установить красную строку для абзаца, расстояние между строками, вид выравнивания текста и многое другое. Текст может быть выровнен вправо, влево, по центру и полностью.

Чтобы вы не наступили на те же грабли, которые когда-то мне дали по лбу, я вам еще кое-что расскажу. Я уже говорил, что жать [Enter] в Word'e где попало не надо. Чтобы изменить расстояние между абзацами, мы что обычно делаем? Правильно, вставляем несколько пустых строчек. В Word'e это не всегда помогает. Иногда из-за одной такой вставленной пустой строки последняя строка следующего абзаца не влазит на лист. Поэтому лучше эту "пустышку" удалить и поменять отступ после предыдущего абзаца. Или перед следующим. Этот способ более удобный и с точки зрения Word'a более правильный. То же самое касается и красной строки, ее лучше задавать в окошке "Абзац", а не вставлять в текст пробелы или табуляции, нажимая клавишу [Tab].

Зато с помощью табуляции в Word'e можно вот какую штуку сделать. Как-то раз мне нужно было набрать какой-то там договор, в котором, помимо текста, было бы место для последующего вписывания реквизитов сторон и прочей информации (так называемая "пустографка"). Можно вставлять символы "подчеркивания", но это не совсем удобно. Во-первых, правый край документа будет "рваным" (из-за уже упоминавшейся пропорциональности шрифтов) и даже выключка "по формату" не поможет. Тем более если потом придется изменять размеры полей документа, то надо будет добавлять эти самые "черточки".

Короче говоря, есть более удобный способ. Можно задать месторасположение табуляции на странице (для текущей строки или выделенного блока текста), поставить в тексте символ табуляции (нажав клавишу [Tab]) и при этом указать символ-заполнитель, который заполнит место между вставленным символом табуляции и позицией табуляции. И получится нужная нам "пустографка", причем место для вписывания каких-то там реквизитов "делается" простым нажатием одной клавиши [Tab] и предварительным указанием позиции табуляции и заполнителя (Word предлагает аж четыре варианта). Попробуйте, очень удобно. Жаль, что не могу "на натуре" показать, как это делается, но в любом справочнике по Word'y эти штучки наверняка описаны. Тем более, когда в чем-то разбираешься сам, это запоминается на всю оставшуюся жизнь.

Иногда табуляцию применяют для оформления текста в виде столбцов, поскольку отделять части строки друг от друга пробелами нецелесообразно: текст все равно не будет выглядеть ровно и красиво. Ведь одинаковое количество пробелов очень редко выглядит одинаково в разных местах текста как из-за вида выключки (то есть выравнивания), так и из-за пропорциональности шрифта. Поэтому текст из двух и более колонок в Word'e удобнее всего оформлять в виде таблицы. Ведь саму рамку таблицы можно не печатать, а редактировать такой текст намного приятнее, чем возиться с табуляциями.

Вы пробовали импортировать в Word обычный текстовый файл? При этом он читает простой текстовый файл "как есть", вместе с концами строк, поэтому каждая строка текста Word'ом воспринимается как новый абзац. Для последующего редактирования это очень неудобно, тем более если документ получается на десятки страниц. Я как-то пробовал выходить из этого положения, заменяя в Word'e сначала пары символов "конец абзаца" на какой-нибудь "левый" (который не встречается в тексте), потом удалять "одинокие" символы "конец абзаца" и, наконец, заменять "левые" символы на "конец абзаца". При этом подразумевается, что абзацы в DOS'овском тексте разделены пустой строкой.

Пока добился от Word'a того, что нужно, у меня уже руки чесались написать программку, которая бы готовила текстовые файлы к импорту в Word. Но потом вспомнил, что есть на свете PageMaker (это программа, предназначенная для верстки и макетирования различных изданий, от брошюр до книг и газет) и что в нем импорт сделан покруче. При импорте текстового файла можно автоматически удалить символы "конец строки", оставив их только между абзацами. И теперь я сначала помещаю текст в PageMaker, а потом переношу его в Word через "карман" Windows.

А теперь, так сказать, "в общем и в целом". Где что набирать, как, откуда и на чем потом это печатать, зависит от того, какими средствами мы располагаем и что мы хотим в итоге получить. Набранный в редакторе текст можно напечатать на обычном матричном принтере, используя специальные программы (типа PrintFX, которой вам, может быть, приходилось пользоваться). Там можно выбрать шрифт, его размер, задать автоматическую нумерацию страниц. А другие редакторы (например, уже упоминавшийся "Слово и Дело") даже переносы автоматически расставлять могут. Если установка Windows на вашем компьютере влечет за собой невыносимые мучения как для машины, так и для вас лично, то можно попробовать промежуточный вариант с каким-нибудь "Лексиконом".

Хотя я лично предпочитаю набирать текст в обычном редакторе (очень советую MultiEdit или, на худой конец, "Фотон"), потом переношу его в PageMaker и там верстаю, то есть придаю тексту желаемый вид при помощи шрифтов, выравнивания, автоматической расстановки переносов и прочих наворотов. Иногда приходится работать в Word'e, он тоже хорошо справляется со своими обязанностями, особенно если документ достаточно простой и в нем мало графических элементов, а взаимное расположение текста и графики на странице не столь важно. И напоследок совет: прежде чем взяться за набор документа, решите, как он должен выглядеть на бумаге, понадобится ли он в дальнейшем.

Одним словом, относитесь к компьютеру как к инструменту, который облегчает жизнь только после того, как она немного усложнится. Помните: тяжело в учебе - легко на работе, и не бойтесь учиться новому.

Андрей Кулабухов


Компьютерная газета. Статья была опубликована в номере 26 за 1997 год в рубрике разное :: страна советов

©1997-2022 Компьютерная газета